Der Netzwerk Scanner ist ein netzwerkfähiger Drucker mit Kopierfunktion. Über diesen lassen sich auch Dokumente einscannen und digitalisieren. Diese können dann per E-Mail versendet werden.

In vielen großen Unternehmen werden zunehmend die Einzelplatzdrucker an den Arbeitsplätzen abgeschafft und durch leistungsfähige Netzwerkdrucker ersetzt. Diese sind in separaten Druckerräumen aufgebaut, in denen sich auch das Druckerpapier, Schneidemaschine und weitere Geräte zur Papierverarbeitung befinden.

Die modernen Netzwerkdrucker sind multifunktionale Geräte, die neben umfangreichen Druckfunktionen auch als Kopierer, Netzwerk Scanner oder gar als Faxgerät zum Einsatz kommen. Jedoch ist immer nur eine Funktion nutzbar, so dass entweder gedruckt oder kopiert werden kann. Als Netzwerk Scanner bieten die Multifunktionsgeräte die Möglichkeit, Dokumente in Papierform oder als Folie einzuscannen. Der Vorgang beim Netzwerk Scanner ist ähnlich wie beim Kopieren. Das zu erfassende Dokument wird auf die Glasplatte gelegt und der Gerätedeckel geschlossen. Jetzt ist am Display des Druckers der Scan-Modus auszuwählen. Bei manchen Geräten kann das Zielformat beispielsweise PDF oder jpg ausgewählt werden. Bei sensiblen Dokumenten, die der Geheimhaltung unterliegen, kann der Anwender einen Zahlencode vergeben und das eingescannte Dokument vor neugierigen Blicken schützen. Ausserdem ist einstellbar, ob das Dokument an eine E-Mail Adresse versendet werden oder zunächst im Speicher des Druckers verbleiben soll. Dann wird der Scanvorgang mit Drücken auf den grünen Start-Knopf begonnen.

Vom Computerarbeitsplatz kann das eingescannte Dokument vom Drucker abgerufen werden. Dafür ist über die Systemsteuerung der Drucker auszuwählen, an dem das Dokument zuvor eingelesen wurde. Der Drucker-Dialog zeigt alle im Speicher verfügbaren eingescannten Dokumente an. Das Dokument wird per Mausklick abgerufen und lokal auf den PC geladen. Wurde ein Zahlencode (PIN) zur Sicherung beim Scanvorgang eingegeben, so muss dieser nun wiederum eingetippt werden.

Der Vorteil dieser Lösungen liegt darin, dass viele einzelne Geräte wie Drucker, Scanner oder Fax an den Arbeitsplätzen entfallen und nur noch ein kompaktes und leistungsfähiges Kombigerät gewartet werden muss. Über das Computernetzwerk im Unternehmen können alle PC Arbeitsplätze darauf zugreifen und die Funktionen nutzen.